Tietosuojaseloste
Rekisteriseloste – tietosuojakäytäntö –
Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste.
1. Rekisterin nimi
Helsingin Taideyhdistys HTY ry. Konstföreningen i Helsingfors rf.
2. Rekisterinpitäjä
Helsingin Taideyhdistys HTY ry. Unioninkatu 45, 00170 Helsinki.
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yhdistyksen jäsensihteeri.
Sähköposti:
htaideyhdistys@gmail.com
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslaki velvoittaa yhdistyksen pitämään yllä jäsenrekisteriä, joka sisältää jäsenen yhteystiedot. Rekisteri on perustettu tätä tarkoitusta varten. Rekisterin avulla tiedotetaan yhdistyksen asioista ja tapahtumista jäsenistölle. Ryhmäsähköpostiosoitteisto on yhdistyksen sähköpostiviestinnän väline.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisterin tiedot kerätään jäsenhakemuksista ja jäsenten myöhemmin ilmoittamista yhteystietojen muutoksista. Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot: Nimi, osoite, sähköpostiosoite.
Jäsentietoja säilytetään huolellisesti suojattuna. Tiedot eivät tule olemaan saatavilla verkkosivuilla. Jos toisin päätetään, niin kirjautumissivulle (jäsensivulle).
6. Henkilötietojen tietolähteet
Jäsenrekisterin tiedot kerätään jäseniltä itseltään. Jos jäsen ilmoittaa, että ei halua yhdistyksen ryhmäsähköpostiviestejä, hänet poistetaan jakelusta. Tällöin yhdistyksen ajankohtaisten asioiden seuranta on mahdollista vain yhdistyksen verkkosivuilta jäsenen omasta toimesta.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenten yhteystietoja luovutetaan tarpeen mukaan hallituksen jäsenille yhdistyksen toiminnan puitteissa. Jäsentietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Ryhmäsähköpostijakelulista on talletettu yhdistyksen sähköpostiin, jota hallinnoi yhdistyksen sihteeri.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsenrekisterin henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ei ole tarpeen.
9. Henkilötietojen säilytys
Jäsenrekisteriä säilytetään sähköisessä tietoturvatussa muodossa. Jäsenrekisterin yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin jäsen on yhdistyksessä. Jos jäsenmaksu on maksamatta vuoden, jäsenen katsotaan eronneen ja yhteystiedot poistetaan rekisteristä. Vanhat jäsenluettelot (ilman yhteystietoja) ovat liitteinä tilinpäätöksissä.
10. Rekisterin suojaus
Jäsenrekisteri on suojattu tietoturvallisesti FlowMembers-palvelun kautta. Tämä tarkoittaa, että kaikki jäsentietoihin liittyvä tieto on suojattu asianmukaisin tietoturvatoimenpitein. Tämä kattaa kaikenlaiset henkilökohtaiset tiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tietojen suojaaminen auttaa ehkäisemään tietomurtoja ja varmistaa, että jäsentietoja käsitellään asianmukaisesti ja lain edellyttämällä tavalla.
11. Tarkastusoikeus ja kielto-oikeus
Jäsenrekisterin ylläpito perustuu yhdistyslakiin. Jäsen ei voi pyytää yhteystietojensa poistamista kuin siinä tapauksessa, että eroaa yhdistyksestä. Jäsen voi halutessaan tarkistaa yhteystietonsa jäsenrekisterin pitäjältä lähettämällä sähköpostilla pyynnön asiasta. Jäsenen velvollisuus on ilmoittaa kirjallisesti yhteystietojensa muutoksista rekisterin pitäjälle. Ryhmäsähköpostijakelulistalta jäsen voi erota siitä kirjallisesti ilmoittamalla joko jäsenrekisterin pitäjälle tai ryhmäsähköpostin ylläpitäjälle.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jäsenellä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 005210 Helsinki,
sähköposti:
tietosuoja@om.fi puh:
029 5666 700.
